Opfølgning efter eventet

Selvom det er helt essentielt at håndtere tilmeldingerne til dit event, så er det også helt centralt, at du følger op med deltagerne, sådan du ved, hvordan du gør dit event endnu bedre.

For at få de bedste tilbagemeldinger, så skal din evaluering sendes ud så hurtigt som muligt efter dit event af afsluttet. Det er også oplagt at lave en kontekst for respondenten, så du vil få bedre svar, hvis du stiller spørgsmål til hver enkelt oplægsholder eller de emner, som blev diskuteret. Feedbacken giver dig muligheden for at skabe et godt forhold til deltagerne. Det er også din bedste mulighed for at fortælle dem op eventuelle fremtidige events.

Registreringsformular til event

En af de første udfordringer man rammer i, når man skal koordinere et event er at indsamle oplysninger på deltagerne. Det skal helst være enkelt og lige til, men samtidig indsamle alle de informationer, som du har brug for.

En registreringsformular kan let oprettes igennem et spørgeskema, hvor du igennem tekstfelter og multiple choice kan få deltagerens navn, telefonnummer, emailadresse – og andre vigtige informationer ift. mad, overnatning og, hvilke oplægsholdere de vil se. Selvom det kan være fristende at spørge deltagerne om deres præferencer ift. alt fra om de drikker kaffe/te og deres mening om gardinernes farve, så skal man holde antallet af spørgsmål til et minimum, sådan de kan gennemføre spørgeskemaet så hurtigt som muligt.

Når du har oprettet dit spørgeskema skal du bare dele et link til evalueringen på din hjemmeside eller i mails. På den måde kan du enten sende det til potentielle deltagere eller interesserede kan selv tilmelde sig på din hjemmeside. Hvis eventet bliver sendt via mail kan du også sende opfølgningsmails, jo tættere du kommer på dit event.

Hvis deltagerne ikke skal registrere sig før eventet, så kan du også evaluere på telefoner eller tablets når de deltager.